领导题词

更多>>

历史回望

更多>>

你现在的位置: 档案馆首页 > 法律法规 > 正文

西南医科大学档案借阅和利用规定
作者:   2014-04-30 17:12:19   来源:     点击:

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规的要求,为进一步规范学校档案借阅和利用事项,确保档案安全,结合学校实际,制订本规定。

一、档案借阅和利用时间

1、工作日:国庆节后上午8:00至12:00,下午2:30至5:40,

五一节后上午8:00至12:00,下午3:00至6:00。

2、公休日和节假日原则上不对外提供个人档案利用服务。

二、档案借阅和利用流程及要求

(一)登陆网址http://www.scmu.edu.cn/html/danganguan/,在“相关下载”栏下载相关申请材料并按要求填写完整。

(二)校内人员借阅和利用档案

1、本校工作人员因公需要利用本部门归档的一般档案,可直接到档案馆查询;利用非本部门档案,须填写《西南医科大学一般档案利用申请表》,获得档案产生部门负责人签字同意。利用学校财会凭证档案,需到计划财务处获取凭证单号。

2、利用学校党委会议记录(纪要)、院长办公会议记录(纪要)、各种合同、房产证、科研项目成果等本部门产生的重要档案或涉密档案,须填写《西南医科大学重要档案利用申请表》,由部门负责人签字同意。如非档案产生部门利用上述档案,须获得档案产生部门负责人及分管院领导签字同意,利用涉密档案须同时获得学校保密委员会负责人签字同意。

3、馆藏档案原则上不外借。如因重大事项,校内部门需借出本部门产生的馆藏档案,须填写《西南医科大学档案借出申请表》,部门负责人签字同意;如借出非本部门产生的馆藏档案,须同时获得档案产生部门负责人和本部门分管院领导签字同意。每次借出档案不超过5卷,借期不超过一周,延长借阅时间需书面说明原因并再次填写《西南医科大学档案借出申请表》,在工作完成后及时完好归还。借出档案如出现遗失、损毁、涂改、据为己有或非法利用等情况,按相关法律法规追究责任。涉密档案一律不外借。

(三)校外人员利用档案

1、利用本人档案,须填写《西南医科大学学籍学历(位)成绩档案利用申请表》,持个人有效身份证件及复印件来馆办理;

2、受人委托利用个人档案,除上述要求外,经办人需同时持有委托人身份证复印件及委托人亲笔签名的《档案利用委托书》;校外单位利用档案,须同时持有单位出具的《档案利用介绍信》。

3、档案利用人如需出具学籍、学历(位)、成绩档案证明,应到学校计划财务处签审学费缴纳情况,如有欠费,须缴纳完清后方可办理。

4、一般档案利用,当天即可完成。个人办理学籍、学历(位)及成绩中英文翻译,在完清手续五个工作日后,持身份证领取。

5、校外人员利用档案只限查阅个人学籍、学历(位)和成绩档案。

(四)档案查阅利用完毕,查档人须认真填写《西南医科大学档案利用登记表》和《西南医科大学档案利用效果登记表》。

三、其他

1、利用电话、传真或信件查询、利用档案,只限咨询一般问题。

2、档案利用者应爱护档案,要对档案的保密,安全,完整负责。如有违反,按相关档案法律法规追究责任。

3、档案利用服务免费,只提供相关档案复印件或证明一份。不提供毕业论文原件复印服务。

附件:1、《西南医科大学一般档案利用申请表》

2、《西南医科大学重要档案利用申请表》

3、《西南医科大学档案借出申请表》

4、《西南医科大学学籍学历(位)成绩档案利用申请表》

5、《档案利用委托书》

6、《档案利用介绍信》

上一篇:中华人民共和国档案法
下一篇:档案管理违法违纪行为处分规定

版权所有(Copyright (C) 2010-2016,All Rights Reserved)