西南医科大学

重大活动和突发事件档案管理办法

第一条  为了加强重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案安全、完整与有效利用，更好地为学校教学、科研及各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《高等学校档案管理办法》等相关法律、法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称重大活动和突发事件档案，是指学校在重大活动和突发事件中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种纸质、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。主要包括：

（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；

（二）录音光盘（带）、录像光盘（带）；

（三）照片及文字说明；

（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；

（五）其他具有保存价值的材料。

第三条  本办法所称重大活动，是指在学校历史发展进程中的标志性事件，符合下列条件之一：

（一）党和国家领导人在学校的公务活动；

（二）国内外知名人士在学校的公务活动；

（三）上级部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（四）校地合作的重要活动；

（五）学校领导的重要公务活动；

（六）学校承办的重大国际、国内会议及学术活动；

（七）学校召开的各类重大会议和举办的全校性活动；

（八）各类由学校组织的或代表学校参加的国际性、全国性竞赛等活动；

（九）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）等；

（十）其他具有较大社会影响的活动。

第四条  本办法所称突发事件是指突然发生，对社会、学校造成或可能造成严重危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等。

第五条  重大活动和突发事件档案管理工作应当遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

第六条  档案馆负责监督、指导学校重大活动和突发事件形成的各类载体档案的收集、整理、立卷、归档，并集中保管。档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案。

第七条  重大活动和突发事件的主办单位（责任单位）在制订实施计划或制定应急预案时应当同时制订档案收集、整理方案，明确重大活动和突发事件档案管理的责任人员，落实相应的保障措施。

第八条 重大活动和突发事件由主办单位（责任单位）负责收集、整理、立卷、归档。主办单位（责任单位）为两个及以上的，由承担主要工作（主要责任）的单位负责立卷归档，其他参与单位（责任单位）应当及时整理本单位在重大活动和突发事件中形成的各类档案材料，并在重大活动和突发事件结束之日起1个月内向承担主要工作（主要责任）的单位汇交。

第九条  主办单位（责任单位）应当自重大活动和突发事件结束后6个月内根据《西南医科大学重大活动和突发事件档案收集清单》（附件），收集整理好各类载体的档案向学校档案馆移交。因特殊情况需要延期移交档案的，须经档案馆同意。

第十条 对于所有权属于个人的重大活动和突发事件档案，学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠（寄存）。捐赠（寄存）者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

第十一条  档案馆应对接收进馆的重大活动和突发事件档案及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。

第十二条  档案馆应当加强与重大活动和突发事件主办单位（责任单位）的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促主办单位（责任单位）按时将重大活动和突发事件档案向档案馆移交。

第十三条  对不按规定向档案馆移交重大活动和突发事件档案的主办单位（责任单位），档案馆应责令其限期改正，逾期未改正的，报学校档案工作委员会，给予通报批评，并纳入年终绩效考核。

第十四条  对涉及国家秘密的重大活动和突发事件档案管理应同时符合保密管理相关规定。

第十五条  本办法自2021年6月1日起施行。

第十六条  本办法由档案馆负责解释。

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重大活动和突发事件档案收集清单

一、重大活动档案收集清单

（一）为重大活动所发的文件、报告和批复，邀请重要来宾的信函、请柬、回函和友好单位发来的贺信（原件）。

（二）重大活动方案、日程安排、来宾签到簿。

（三）在重大活动中重要来宾（包括领导、专家或学者）的发言稿及其电子版。

（四）在重大活动（包括庆典活动、系列学术活动、文艺汇演、校友活动、校友访谈等）产生的PPT、照片、视（音）频文件。

（五）社会知名人士为重大活动所作的题词（原件）。

（六）重大活动中产生的实物档案，如代表证、出席证、志愿者服饰、制作的海报（含电子版）、宣传画册（含电子版）或宣传片（视频文件）、设计的LOGO图样、相关新闻媒体报道（实体和网络）等。

（七）来宾捐赠的物品及其情况说明。

（八）在重大活动过程中产生的所有其它材料，包括：

1.为本次重大活动编辑成册的文字材料及其电子版，如史（志）、大事记、机构沿革、纪念文集、成果汇编、校友通讯录、杰出校友介绍、历届毕业合影画册等；

2.为本次重大活动举办的展览电子版。

二、突发事件档案收集清单

（一）市委、市政府及市有关部门领导对我校突发事件工作的指示、批示等文件材料。

（二）我校向上级部门报告应对突发事件工作进展情况的请示、报告等文件材料。

（三）应对突发事件的工作计划、方案、总结等文件材料。

（四）应对突发事件工作中的动态信息、简报、大事记、新闻宣传稿等文件材料。

（五）应急值守工作记录、电话记录、处理方案等文件材料。

（六）应对突发事件工作经费拨付、使用中形成的会计核算资料及有关文件材料。

（七）应对突发事件工作有关科研成果申报、评选、推广等文件材料。

（八）应对突发事件工作先进集体、先进个人表彰的方案、通知、请示、批复、事迹、通报等文件材料。

（九）应对突发事件工作因过失受处分的集体或个人的决定、通报等文件材料。

（十）应对突发事件工作形成的有关声像文件材料(照片、录音、录像文件)、电子文件材料、实物。

（十一）应对突发事件工作有关的报纸、期刊、画册、书刊等具有查考利用价值的公开和非公开出版物以及文件材料。

（十二）突发事件发生后的重要网络舆论打印稿。

（十三）其他涉及突发事件有关的文件。