西南医科大学学生档案管理实施细则

第一章 总  则

第一条 为促进学校学生档案管理工作规范化、制度化，维护学生档案的真实性、严肃性，完善学生档案管理服务体系，有效保护和利用学生档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《四川省普通高等学校学生档案管理办法》等法律法规和文件精神，结合学校实际情况，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称学生档案是指反映具有西南医科大学学籍的学生个人表现及家庭政治、经济状况等方面的材料，是学校档案的重要组成部分，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条 学生档案管理工作严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作法律法规，必须确保学生档案完整、准确与安全。

第二章 学生档案管理工作机制与职责划分

第四条 建立学校统筹规划，主管部门（档案馆）组织协调，相关职能部门（学生工作部、教务处、团委、研究生院等）和学生培养单位（各院系、心研所等）积极配合的学生档案管理工作机制。

第五条 学校全日制普通高等教育学生（本专科学生、硕博士研究生）档案采用统一组织、集中管理的管理模式。

第六条 学校成人高等教育学生档案，由继续教育学院建立学生档案管理分室，在学校档案馆的业务指导下，承担相关学生档案具体业务管理职责。

第七条 港澳台学生按照学生所属类别和工作内容归口进行管理。

第八条 学校国际教育学院建立学生档案管理分室，在学校档案馆的业务指导下，承担留学生档案具体业务管理职责。

第九条 学校与国内和国（境）外高等学校或科研机构联合培养的学生，凡学籍在西南医科大学的，其档案由学校分条块管理；学籍不在西南医科大学的，其档案由学生学籍所在单位管理。

第十条 学校档案馆负责全校学生档案管理的组织协调，对学生档案管理分室进行业务指导，重点承担全日制普通高等教育学生档案的集中管理工作。其职责：

（一）制定和实施学生档案管理规章制度；

（二）负责学生档案建设指导和集中保管工作；

（三）提供学生档案借阅、查询等利用服务；

（四）做好学生档案的安全保密、分析统计工作；

（五）牵头负责毕业生档案转递工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第十一条 相关职能部门和学生培养单位工作职责：

（一）招生就业部门负责新生档案的统一接收、汇总、整理，并按专业登记造册（含电子版和纸质版），在新生报到注册后两个月内，将新生档案移交档案馆。

（二）教务部门负责及时将通过录取资格与学籍注册的本专科新生名单按院系、专业（含纸质版、电子版）移交档案馆；负责在学籍异动工作结束以后一个月内，将学籍异动学生信息移交档案馆。

（三）相关职能部门依据各自职责负责学生在校期间形成的档案材料收集整理工作，在材料形成后一个月内，移交档案馆，并协助档案馆做好归档工作。

（四）学生培养单位负责协助档案馆做好毕业生档案的装档、留存与转递工作，于每年毕业生离校后半个月内负责落实毕业生档案集中投递工作，及时准确向档案馆移交学生毕业档案投递信息材料（含电子版、纸质版）。

第三章 学生档案归档范围及分类

第十二条 归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第十三条 学生档案的归档范围及其分类：

第一类 学生基本信息登记表、毕业生登记表；

第二类 鉴定、考核、考察材料；

第三类 学生成绩卡（表）、授予学位决定、学籍异动材料；

第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；

第五类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部、优秀毕业生等登记表）；

第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等）；

第七类 出国留学材料；

第八类 学生入学及毕业体检表，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表；

第九类 有工作经历的个人人事档案材料；

第十类 其他可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第四章 学生档案材料收集与管理

第十四条 相关职能部门和学生培养单位应重视学生档案日常收集，将真实反映学生个人表现的材料及时归档。

第十五条 学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。

第十六条 凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理，使用统一规范的学生档案袋。

第十七条 学生档案材料纸质载体统一使用A4规格办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水书写，不能用复写纸复写。

第十八条 学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、学生基本信息登记表上的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十九条 休学学生的档案应作为非在校生档案妥善保存。复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第二十条 延长学习年限学生档案，在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级，写进该班花名册，并将其在原班级的名字注销并说明原因。

第二十一条 退学学生档案，其所在院系协助档案馆按有关规定将档案转回其生源地人事部门保管。

第二十二条 转学学生档案在学生完成转学相关手续后，由学生持相关转学证明到学校档案馆办理档案转递事宜。

第二十三条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校档案馆保管。刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十四条 学生失踪、逃亡或出国不归，其档案由学校档案馆作为遗留档案保管。

第二十五条 未落实就业单位的毕业生，本人申请、所在院系审核同意人事档案保留在学校的，按规定可保留二年，超过二年的，经当地物价部门批准，按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准，收取毕业生人事档案保管费。收取的档案管理费主要用于学生档案建设和管理，不得挪作他用。

第五章 学生档案存放保管与利用

第二十六条 本着安全保密和便于查找原则，对学生档案进行妥善保管。

（一）学生档案要有专门的库房，用专用档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。档案馆须对上述安全设施进行经常性检查。

（二）要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14—24度，相对湿度45—65%）。

（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

第二十七条 学校档案馆应不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第二十八条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）凡到学校档案馆查阅学生档案，须经所在院系学生档案工作分管领导签字加盖公章后，由学生档案专职管理人员或学生所在班级辅导员查阅；

（二）学生档案非特殊情况不外借。必须外借时，需说明理由，并经学生所在院系学生档案分管领导和档案馆领导签字批准，方可出馆，并按规定限期归还，严禁转借他人；

（三）校外人员查阅学生档案，应提供其单位介绍信并经学生所在院系学生档案工作分管领导签字加盖公章后由学生档案专职管理人员陪同方可查阅；

（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；

（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。

第六章 毕业生档案转递

第二十九条 学生毕业后，由学校档案馆牵头负责，学生培养单位参与，将毕业生档案及时转递至毕业生档案接收单位，避免产生“无头档案”。

第三十条 严格执行学生档案转递制度，转递学生档案时应遵守下列规定：

（一）毕业生档案转递应按《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》中规定对于各高等学校采用“邮政EMS标准快递”形式转递，不得由学生本人自带；

（二）转出的毕业生档案必须做到准确、完整、齐全，不得扣留或增加任何材料。

第三十一条 学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案提前转递到其它单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递的，经学生档案形成部门负责人、档案馆负责人审核签字，学校分管档案工作校领导签字批准后，方可办理档案提前转递。

第三十二条 毕业生档案原则上不缓寄。对于少数毕业生确因特殊情况需暂缓转递档案的，需毕业生本人提出书面申请，并出具档案接收单位档案暂缓转递的情况说明，经毕业生所在院系学生档案分管领导和档案馆领导签字批准，可暂缓转递。暂缓转递时间不超过半年。

第三十三条 毕业生档案转出之前，凡因各种原因更换就业单位，需更改档案投递地址的，毕业生凭原单位解约证明材料、新单位协议（合同）、调档函等到学生所属培养单位办理更改档案投递地址。

第三十四条 毕业生报到后须在3个月之内到档案接收单位核查自己的档案。如档案未到，可直接与学校档案馆联系、查询。

第七章 考核与处罚

第三十五条 学校对全校学生档案管理工作进行检查、考核和评估，其结果纳入学校档案工作目标管理绩效考核。

第三十六条 对于利用学生档案材料营私舞弊、伪造档案材料、利用档案建设和管理权力以权谋私者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，进行依法处理。

第八章 附  则

第三十七条 本实施细则自2022年9月1日起执行，原《西南医科大学学生档案管理实施办法》（西南医大学〔2019〕25号）同时废止。

第三十八条 本实施细则由学校档案馆负责解释。