西南医科大学

科学技术研究档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为规范和加强学校科学技术研究档案（以下简称“科研档案”）管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局第15号令）、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-92）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）等有关法律、行政法规，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称的科研档案，是指学校在科学研究管理和科研实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

第三条 科研档案是学校科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的重要形式之一，是国家和学校的宝贵财富，应当进行集中统一管理，确保科研档案完整、准确、可用、安全。

第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分和科研活动的重要环节。应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。

第五条 各立档单位应明确负责科研档案的工作人员（即兼职档案员），具体负责或组织科研档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作，并纳入绩效考核。任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。

第二章 工作机制与职责

第六条 建立学校统一领导，档案馆统筹规划，学校科技处归口管理，各二级院系、科研机构具体实施，科研项目负责人具体执行的科研档案管理工作机制。

第七条 档案馆工作职责

（一）牵头贯彻执行上级科研档案工作有关方针、政策、法律、法规；

（二）制定和实施学校科研档案管理规章制度；

（三）负责对科研档案工作进行监督和指导，协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作；

（四）负责科研档案的检查、接收和集中安全保管；

（五）提供科研档案查询利用服务。

第八条 科技处工作职责

（一）负责学校科研档案归档工作的统一布置；

（二）负责收集、积累、整理科研档案，对科研归档材料的完整性、准确性、系统性进行审查、鉴定和验收；

（三）监督指导二级院系、科研机构在科研项目结题后及时整理、收集科研档案材料；

（四）按照整理规则和归档范围立卷，在规定时间内向档案馆移交档案材料。

第九条 二级院系、科研机构工作职责

各二级院系、科研机构应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核，结题验收后按照要求及时归档，并向科技处移交档案材料。

第十条 科研项目负责人工作职责

项目负责人对归档科研文件材料的完整性、真实性、准确性、系统性负责。

第三章 归档范围

第十一条 科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的各种形式和载体的科研文件及材料等均应当纳入归档范围。

归档范围主要包括但不限于：

（一）立项论证阶段

项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料；至少包括立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。

（二）研究实施及过程管理阶段

至少包括中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。

专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。

建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。

（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段

验收申请书，验收承诺书；工作总结报告，项目任务书与目标达成度，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料。

验收通知，验收评审文件材料；验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，项目成果推广应用情况及证明、典型用户报告、产业化审核报告等；验收结论书，结题书面通知等。（本段最好大致分为医学科研类；理工科；人文社科类等门类科研涉及资料分类叙述更清楚）

绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。

研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告，科技报告；专利、软件及其他知识产权文件材料。

项目成果推广应用情况及产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。

第四章 归档与移交

第十二条 科研文件材料归档要求：

（一）归档的科研文件材料制成材料应当符合国家有关规范要求。

（二）科研项目完成或中止后，应当对所形成的科研文件材料加以系统整理，履行审查手续后及时归档；研究周期长的项目，可分阶段归档。

（三）科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。

第十三条 科研电子文件的形成、收集、整理、归档及科研电子档案的保管、利用、鉴定、处置等应当按照国家电子文件归档和电子档案管理的有关规定进行。

第十四条 建设或使用科研项目管理系统时，应当充分考虑科研档案管理需要，设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。归档的科研电子文件及其存储格式、元数据等应当符合国家相关规范要求。

第十五条 符合下列条件的，科研电子文件可仅以电子形式归档保存。

（一）形成的科研电子文件来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

（二）形成科研电子文件的系统能够准确、完整、有效接收和读取电子文件，能够输出符合国家标准归档格式的电子文件，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子文件，功能符合电子档案的长期保管要求。

（四）严格管理权限并采取有效措施，防止科研电子档案被篡改。

（五）建立科研电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（六）从外部接收的电子文件，要严格审批，来源可靠、程序规范、要素合规。

第十六条 科研档案应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）进行整理，科研电子档案应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）进行整理。有条件时可以开展科研档案数字化。

第十七条 移交时间

（一）项目组通过结题验收后2个月内，应在档案馆指导下，整理文件材料，并报送至科技处。

（二）科技处应在次年6月底前，将上年度科研工作综合性、管理性文件材料及项目文件材料集中向档案馆移交。

（三）项目组报奖材料由科技处负责在获得奖励证书后补充归档；推广应用材料由科技处推广应用协议签订之后补充归档。

第十八条 移交手续

移交档案要严格验收，归档完成时填写案卷移交目录，签字确认，一式二份，双方各存一份。

第五章 保管与利用

第十九条 科研档案的保管应当符合国家有关档案保管的要求，库容量满足未来档案增长的需要。科研档案保管过程中应当定期检查科研档案的保管状况，及时修复破损档案。涉密科研档案应当按照国家有关规定保管。

第二十条 档案馆负责组织有关部门或人员共同对保管期满的科研档案进行鉴定。经鉴定仍需继续保存的科研档案应当重新划定保管期限，确无保存价值的应当按照有关规定进行销毁。

第二十一条 严格科研档案管理，严格执行国家科技保密、专利等法规制度。科研档案主要提供本校利用，本项目组成员可随时查阅，非本项目组成员需征得本项目负责人同意后方可查阅。外单位不提供利用，如特殊情况，须经项目组负责人、科技处负责人和档案馆负责人审批后方可查阅。若涉及科研诚信、成果资料查询，严格审批程序后，方可调阅相关档案。

第二十二条 科研档案的开发利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定。

第六章 考核与处罚

第二十三条 对科研文件材料归档与科研档案管理工作做出突出贡献的单位和个人，应当给予通报表扬。

第二十四条 违反本规定的单位和个人，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等予以处理。

第七章 附 则

第二十五条 本实施细则由档案馆负责解释。

第二十六条 本实施细则自公布之日起执行。