第一章 总 则

第一条 为进一步加强出版物档案的管理，充分发挥出版物在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）和《西南医科大学档案管理办法》等法律法规和文件精神，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称出版物档案，是学校在编辑出版的校刊、校报、书籍及其他内部刊物的活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。

第三条 出版物档案是国家科学文化和学校事业发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分，是评价教学、科研、管理和档案工作的信息资源和重要依据。各形成单位要按归档要求做好收集、整理、归档工作，使之完整、系统、安全和有效利用。

第二章 工作机制与职责

第四条 学校对出版物档案实行集中统一管理的原则。各单位（部门）为出版物档案的形成和整理的立卷单位，档案馆为出版物档案的组织协调和集中管理部门。

第五条 档案馆工作职责：

（一）牵头贯彻执行上级关于出版物档案工作的方针、政策、法律、法规；

（二）制定和实施学校出版物档案管理规章制度；

（三）对出版物档案工作进行监督和指导；

（四）负责检查、接收、保管和利用出版物档案。

第六条 立卷单位工作职责：

（一）负责收集、积累和立卷整理本单位（部门）形成的出版物材料；

（二）在规定时间内按照程序和要求向档案馆移交出版物档案。

第三章 归档范围

第七条 出版物档案的归档范围：

（一）学校编辑、出版和公开发行的不同载体的各类刊物、报纸；

（三）学校组织编印和内部出版的各种图书、汇编文集等；

（二）学校各单位（部门）、群众组织、学生社团主办的内部发行的不同载体的各类刊物、报纸。

第四章 整理规则与要求

第八条 出版物档案的整理规则：  

（一）出版物编辑单位应按照归档范围，检查归档材料是否完整、准确、系统，剔除不归档文件材料，责任负责人签章手续是否齐全。所归档的文件材料一般应为原件。

（二）遵循纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件系统整理组卷（出版物材料以出版物名称组卷），编制页号和件号，在学校档案管理系统中准确、规范录入案卷、文件信息，上传电子文件。

（三）对纸质和非纸质出版物材料实行同步归档。电子文件的归档要求按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB／T18894-2016）执行。

第九条 归档出版物必须是原版、原件。各立卷单位要严格按照归档范围和整理规则，实行档案动态移交，最晚于次年6月底前向档案馆移交本年度所产生的出版物材料，完成档案移交手续。

第五章 保管与利用

第十条 出版物档案实行专库、专柜保管，做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

第十一条 档案馆和有关部门组成鉴定小组，定期对超过保管期限的出版物档案进行鉴定，经分管校领导审批同意，对已失去保存价值的出版物档案登记造册后进行销毁。

第十二条 出版物档案原则上只对校内单位（部门）开放，须按照学校档案借阅流程查阅。校内各单位（部门）因工作原因外借出版物档案时，须按照相关程序经过审批同意后，由档案馆负责提供。利用时应确保出版物档案的信息安全。

第六章 附 则

第十三条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第十四条 本实施细则自公布之日起执行。