第一章 总 则

第一条 为进一步加强学校党群和行政档案的管理，充分发挥党群和行政档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）《归档文件整理规则（DA/T 22-2015）》和《西南医科大学档案管理办法》等有关法律法规和行业标准，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称的党群和行政档案，是指学校在党群和行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表等历史记录。

第三条 党群和行政档案是学校建设发展和其他各项工作的历史记录，是学校广大师生员工劳动智慧的结晶，各形成单位要按归档要求做好收集、整理、归档工作，使之完整、系统、安全和有效利用。

第二章 工作机制与职责

第四条 学校对党群和行政档案实行集中统一管理的原则。各单位（部门）为党群和行政档案的形成和整理的立卷单位，档案馆为档案的组织协调和集中管理部门。

第五条 档案馆工作职责：

（一）牵头贯彻执行上级党群和行政档案工作有关方针、政策、法律、法规；

（二）制定和实施学校党群和行政档案管理有关规章制度；

（三）对党群和行政档案工作进行监督和指导；

（四）负责检查、接收和集中安全保管党群和行政档案；

（五）提供党群和行政档案查询利用服务。

第六条 立卷单位工作职责：

（一）负责收集、积累和立卷整理本单位形成的党群和行政档案；

（二）在规定时间内按照程序和要求向档案馆移交党群和行政档案。

第三章 归档范围

第七条 永久保管的党群和行政档案归档范围：

（一）制定的法规政策性文件材料；

（二）召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）关于重要问题的请示与上级的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）机构演变、人事任免等文件材料；

（六）房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级、下级关于重要业务问题的来函、请示与复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的党群和行政档案归档范围：

（一）职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）一般性事务管理文件材料；

（五）关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级制发的属于单位主管业务的一般性文件材料；

（七）上级和同级制发的非本机关主管业务但要贯彻执行文

件材料；

（八）同级和下级关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；

（九）下级报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 凡是反映学校重要活动和历史发展、对学校和社会具有参考价值和凭证作用的党群和行政档案材料均应归档。

第四章 整理规则和要求

第十条 档案馆和各立卷单位要严格按照规则和流程整理党群和行政档案材料，明确专人负责。

（一）整理原则

归档文件整理应按年度分类，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；应区分不同价值，便于保管和利用；应符合文档一体化管理要求，便于信息化管理；应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

（二）组件要求

1.正文、附件为一件；

2.文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）为一件，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件；

3.转发文与被转发文为一件；

4.正本与翻译本为一件，中文本与外文本为一件；

5.报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

6.简报、周报等材料一期为一件；

7.会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

8.来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

（三）件内文件排序要求

1.正文在前，附件在后；

2.正本在前，发文稿纸和定稿在后；

3.转发文在前，被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，被转发文在后；

4.中文本在前，外文本在后；

5.来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

第十一条 党群和行政档案是学校重要的历史财产，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。归档材料原则上是原件。各立卷单位要严格按照归档范围和整理规则，实行档案动态移交，最晚于次年6月底前向档案馆移交本年度所产生的党群和行政材料，完成档案移交手续。

第五章 保管与利用

第十二条 党群和行政档案实行专库、专柜保管，做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

第十三条 党群和行政档案原则上只对校内单位（部门）开放，须按照学校档案借阅流程查阅。校内各单位（部门）因工作原因外借党群、行政档案时，须按照相关程序经过审批同意后，由档案馆负责提供。利用时应确保党群和行政档案的信息安全。

第六章 附 则

第十四条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第十五条 本实施细则自公布之日起执行。