第一章  总 则

第一条 为进一步加强新形势下学校档案工作的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）等法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校将档案工作纳入学校整体发展规划，定期布置、检查、总结、验收档案工作，开展档案工作规范化管理，并运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为学校的事业发展提供服务。

第四条 学校档案工作接受四川省教育厅、四川省档案局、四川省档案馆的业务指导、监督和检查。

第二章  机构与职责

第五条 坚持学校党委对档案工作的领导，学校档案工作由校长具体负责，分管档案工作的校领导协助校长开展档案工作。

第六条 学校成立档案工作委员会，由分管档案工作的校领导和各部门主要负责人组成，负责审议和统一协调解决学校档案工作的重大事宜。档案工作委员会下设办公室，挂靠学校档案馆。

第七条 学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，是具有行政管理职能的档案业务管理部门，对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）组织协调各部门档案工作，对档案自行管理的单位或部门进行业务监督和指导；

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

（五）编制检索工具，开展档案编研，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；

（十）开展档案学术研究和交流活动。

第八条 学校干部档案、人事档案、学生个人档案（包括本科生、研究生、留学生、继教学生）遵循“集中存放，归口管理”的原则。科级及以上领导干部档案由组织部管理，其他人员人事档案由人事处管理，档案馆干部人事档案科在组织部、人事处的指导下开展具体业务工作；本科生档案、研究生档案由档案馆管理，学生工作部、研究生院配合开展日常管理工作；留学生档案由国际教育学院管理，继教学生档案由继续教育学院管理，档案馆负责对其进行监督、指导和服务。

第九条 学校各附属单位的档案原则上自行管理。档案馆承担业务指导、检查和服务的职责。

第十条 学校各单位、部门、院系、课题组、项目组、专项工作办公室等(以下简称各单位)是学校档案的归档部门，各单位应配备专职或兼职档案人员，并在岗位职责中明确其档案工作任务，并保持相对稳定。

第十一条 各单位档案工作负责人应对本单位归档文件的完整性和系统性负责。各职能或承办部门的文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。各部门兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

第十二条 档案人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十三条 档案机构中的专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。

第十四条 学校对档案人员中的涉密人员，应按照有关规定予以专项补助。

第三章  收集、整理与归档

第十五条 学校文件材料的归档范围主要包括：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（四）科研类：主要包括反映学校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。

（五）基本建设类：主要包括反映学校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件,招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。

（六）仪器设备类：主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

（七）产品生产类：主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料； 学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等文件材料。

（十一）声像类：学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的照片、声音、视频、多媒体等文件材料。

（十二）专题类:学校在各种专项工作中直接形成的各种载体的文件材料。

（十三）实物类：

荣誉类：与学校有关的奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、光荣册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯、聘书、任命书等带有荣誉性质的物品；

赠品：各有关单位赠送给学校的牌匾、礼品；

印章：失效的木印、石印、塑料印、钢印、圆印、方印、菱印、党组织印、行政印、社团印、财务印等；

字画：国外名人、党政领导的题词、签名、以及各种类型书画；

产品：学校生产的产品实物，其中获奖或第一批产品值得整理保存的。

按照《西南医科大学电子文件归档管理办法》，纸质文件与电子文件应同步归档。

第十六条 各部门应加强“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用）及重大活动档案的归档工作，确保档案的齐全完整。

第十七条 学校教职员工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的应归档的文件材料，应按照规定及时移交，任何个人不得据为己有。

对于教职员工在其非职务活动中形成的与学校相关的重要文件材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十八条 归档的文件材料应完整、准确、系统，载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

第十九条 学校实行文件材料形成单位、课题（项目）组立卷的归档制度。各部门、课题（项目）及专项工作专兼职档案人员应按照国家或行业的有关规定将文件整理后归档。

第二十条 学校文件材料归档时间为：

（一）党群类、行政类、产品生产类、出版物类、外事类、仪器设备类文件材料应在次学年6月底前归档；

（二）教学类文件材料一般在次年6月底前归档，其中，毕业研究生的学位论文、学位评审材料和各类学生的学籍卡（或成绩单）、取得毕业资格学生电子注册名单（光盘）、毕业生集体照片、学位委员会授予学位清册应在学生毕业后6个月内归档；

（三）科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档；

（四）基本建设类文件材料应在项目完成后3个月内归档；

（五）学生类文件材料应在形成后2个月内归档；

（六）重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。

第二十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由学校财务管理部门临时保管2年，第3年6月底前移交学校档案馆保管。临时保管期间，会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第四章  保管与保护

第二十二条 学校档案机构应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条 学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应填写销毁清册，经校长或主管档案工作校领导批准后进行监督销毁。

第二十四条 学校档案机构应按照国家有关规定填报高校档案工作年报及有关统计报表；建立档案工作统计台账。

第二十五条 学校应开展档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密等事件发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。

第二十六条 学校应建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高学校档案抗风险能力。

第五章  利用与公布

第二十七条 学校档案机构按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及学校重要工作又不宜公开的；

（三）涉及专利或者技术秘密的；

（四）涉及个人隐私的；

（五）档案形成部门按规定限制利用的。

第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校有关规定，经学校国际合作交流处审核后办理。

第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案产生部门负责人和档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应经档案形成部门或者本人同意，必要时报请主管档案工作校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应经学校保密工作部门批准。

第三十条 学校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案机构负责人和分管校领导批准。

第三十一条 学校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十二条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案机构应优先提供。

第三十三条 学校档案馆（室）设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南等，为利用档案创造便利条件。

第三十四条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第三十五条 学校档案机构应采取多种形式，积极开展档案宣传和研究工作，参与校园文化建设。

出版档案史料和公布档案，应经档案材料形成部门同意，并报请学校批准。

第六章  条件保障

第三十六条 学校将档案机构在档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条 学校应为档案机构提供专用的、符合档案保管要求的档案库房及专用设施设备。

第三十八条 学校将档案信息化纳入学校信息化建设总体规划，设立专项经费，配备所需设备设施，加快数字档案馆建设。

第七章  考核、奖励与处罚

第三十九条 各部门和个人档案工作完成情况纳入学校目标管理绩效考核。

第四十条 学校对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人给予表扬与奖励。

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四）将重要或珍贵档案捐赠给学校档案馆的；

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第四十一条 学校对在档案工作中有下列情形之一的部门和个人，参照监察部、人力资源社会保障部、国家档案局2017年30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（四）擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的；

（五）出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的；

（六）未配备确保档案安全保管的设施设备，或明知所保管的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（七）档案安全事故发生后，不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；

（八）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附则

第四十二条 本办法由学校档案馆负责解释。

第四十三条 本办法自学校公布之日起执行，《西南医科大学档案管理办法》（西南医大校〔2017〕201号）同时废止。