第一章 总 则

第一条 为进一步加强外事和港澳台事务档案的管理，充分发挥外事和港澳台事务档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国对外关系法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）和《西南医科大学档案管理办法》等有关法律法规和文件精神，结合学校实际，特制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称的外事和港澳台事务档案，是指学校在对外交流与合作（含港澳台工作）中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

第三条 外事和港澳台事务档案是学校对外交流与合作的重要组成部分，是评估学校国际合作与交流、港澳台工作和档案工作的依据，各形成单位要按归档要求做好收集、整理、归档工作，使之完整、系统、安全和有效利用。

第二章 工作机制与职责

第四条 学校对外事和港澳台事务档案实行集中统一管理的原则。国际合作交流处、港澳台事务办公室、国际教育学院等部门为外事和港澳台事务档案形成和整理的立卷单位。档案馆为学校外事和港澳台事务档案的组织协调和集中管理部门。

第五条 档案馆工作职责：

（一）牵头贯彻执行上级外事和港澳台事务档案工作有关方针、政策、法律、法规；

（二）制定和实施学校外事和港澳台事务档案管理有关规章制度；

（三）对外事和港澳台事务档案工作进行监督和指导；

（四）负责检查、接收和集中安全保管外事和港澳台事务档案；

（五）提供外事和港澳台事务档案查询利用服务。

第六条 立卷单位工作职责：

（一）负责收集、积累和整理本单位形成的外事和港澳台事务档案；

（二）在规定时间内按照程序和要求向档案馆移交外事和港澳台事务档案。

第三章 归档范围

第七条 外事和港澳台事务档案的归档范围：

（一）外事和港澳台事务综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、学术交流、国际会议、涉外教学等不同载体的文件材料；

（二）涉外的国际（境外）合作项目；

（三）留学生工作中形成的不同载体的文件材料；

（四）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品等；

（五）国（境）外组织赠送学校的纪念品、礼品等。

第四章 整理规则与要求

第八条 外事和港澳台事务档案立卷单位要明确分管外事和港澳台事务档案工作的负责人，立卷部门专兼职档案人员负责各类外事和港澳台事务文件材料的分类、整理、编页号（件号）、编目、系统著录。

（一）整理组卷

根据外事和港澳台事务文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查找利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事和港澳台事务文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

外事和港澳台事务档案归档的材料必须具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、系统、完整，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。对纸质和非纸质外事和港澳台事务档案材料实行同步归档。

（二）归档验收

移交时接收人要认真检查归档的外事和港澳台事务档案文件材料是否符合归档要求，是否齐全完整；排列、书写等是否符合规定，标题是否准确，案卷封面、卷内目录是否有错误之处；备考表内立卷人是否签字。凡不符合要求的，不予接收，并限期改正后补交。档案馆在接收档案时进行归档质量验收，立卷单位应按照要求办理档案移交手续等材料。

第九条 外事和港澳台事务档案是学校重要的历史财产，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。各立卷单位要严格按照归档范围和整理规则，实行档案动态移交，最晚于次年6月底前向档案馆移交本年度所产生的外事和港澳台事务档案，完成档案移交手续。

第五章 保管与利用

第十条 外事和港澳台事务档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

第十一条 外事和港澳台事务档案库房应与外事和港澳台事务档案管理人员的办公用房、阅览室分开设置。

第十二条 对超过保管期限的外事和港澳台事务档案，由档案馆组织有关业务部门的成员组成鉴定小组，按国家有关保管期限规定，定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经过分管外事和港澳台事务和档案工作的校领导审批，登记造册后进行销毁。

第十三条 外事和港澳台事务档案原则上只对校内单位（部门）开放，校外单位和个人查阅外事和港澳台事务档案须按照学校档案借阅流程查阅。校内各单位（部门）因工作原因外借外事和港澳台事务档案时，须按照相关程序经过审批同意后，由档案馆负责提供。利用时应确保外事和港澳台事务档案的信息安全。

第六章 附 则

第十四条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第十五条 本实施细则自公布之日起执行。