第一章 总 则

第一条 为进一步加强学校教学档案的管理，充分发挥教学档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）和《西南医科大学档案管理办法》等法律法规和文件精神，结合学校实际，特制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称的教学档案主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

第三条 教学档案工作是学校教学及管理工作的重要组成部分，是评价教学工作和档案工作的依椐，要对教学档案实行集中统一管理，确保学校教学档案完整、准确、系统和安全，有利于教学档案开发利用。

第二章 工作机制与职责

第四条  学校对教学档案实行集中统一管理的原则。各单位（部门）为教学档案形成和整理的立卷单位。档案馆为学校教学档案的组织协调和集中管理部门。

第五条 档案馆工作职责：

（一）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本校教学档案工作各项管理制度并付诸实施；

（二）督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案；

（三）对接收进馆的教学档案进行分类、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；

（四）做好教学档案的各项业务工作；

（五）开发教学档案信息资源，充分发挥其作用；

（六）组织全校各教学管理职能部门和各学院档案员的业务学习、培训、经验交流。

第六条 各立卷单位工作职责：

（一）制定和健全有关管理制度，把教学档案全面纳入教学管理之中；

（二）积累、收集、整理本部门形成的教学档案，向档案馆移交教学档案；

（三）加强与档案馆联系，共同做好监督检查工作，保证教学档案的质量；督促部门档案员做好归档工作；

（四）听取部门档案员的合理建议，帮助、协调和解决档案工作方面的实际困难；

（五）定期研究、更新补充教学档案归档范围，根据部门实际工作确保教学档案材料应归尽归。

第三章 归档范围

第七条 教学档案归档的主要内容包括：综合管理、学科与实验室建设、专业设置、招生状况、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材建设等。

第八条 教学档案归档的重点是本校在教学工作、特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料，以及上级下达本校的指令性文件材料。

第四章 整理规则与要求

第九条 教学档案实行由部门立卷归档责任制。教学文件材料的收集必须保证其完整性和系统性。立卷单位专兼职档案人员按照部门归档范围做好文件材料的收集工作，按照教学档案案卷类目分类并按材料形成的时间顺序排列分别积累，并进行立卷。

第十条 教学档案的立卷要求：

（一）必须遵循教学档案形成的自然规律，要保持教学档案文件材料的有机联系，便于查找和利用；

（二）教学档案文件材料的种类、份数以及每份文件材料的页数均应准确、完整、系统。已破损的文件材料应予以修整，字迹模糊或易褪变色的文件材料应予以复制，应去掉文件上的金属物；

（三）教学档案文件材料按年度组卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件在会议开幕年立卷；

（四）案卷分类清楚，卷内材料排列有序。按卷内文件材料的重要程度或时间顺序排列。批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发文件在后；印件在前，定稿在后的要求排列；

（五）按排列顺序依次编写件号和页号。每份文件材料要在第一页的右上角编写件号，在有文字和图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号；

（六）使用学校档案馆档案管理软件系统著录，打印案卷封皮、案卷目录、卷内文件目录。

第十一条 教学档案的归档时间：教学文件材料一般在次年6月底前归档。其中，毕业研究生的学位论文、学位评审材料和各类学生的学籍卡（或成绩单）、取得毕业资格学生电子注册名单（光盘）、毕业生集体照片、学位委员会授予学位清册等应在学生毕业后6个月内归档。

 第五章 保管与利用

第十二条 档案馆设专门的教学档案库房，库房应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设施，有相应的库房管理及借、查阅制度。

第十三条 教学档案原则上只对校内单位（部门）开放，校外单位和个人查阅教学档案须按照学校档案借阅流程查阅。校内各单位（部门）因工作原因外借教学档案时，须按照相关程序经过审批同意后，由档案馆负责提供。利用时应确保教学档案的信息安全。

第六章 附 则

第十九条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第二十条 本实施细则自公布之日起施行。