第一章 总 则
第一条 为进一步加强声像档案的管理，充分发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）《录音录像档案管理规范（DA/T78—2019）》《数码照片归档与管理规范（DA/T 50－2014）》和《西南医科大学档案管理办法》等有关法律法规和行业标准，结合学校实际，制定本实施细则。
第二条 本实施细则所称声像档案，是指学校在政治、经济、教学、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的，以音像为主要反映方式，以磁性、感光材料和数字化材料为载体，具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等专门声像载体、数字化载体及其相配套的文字材料的历史记录。
第三条 声像档案是学校建设发展和其他各项工作的历史记录，是学校广大师生员工劳动智慧的结晶，各形成单位要按归档要求做好收集、整理、归档工作，使之完整、系统、安全和有效利用。
第二章 工作机制与职责
第四条 学校对声像档案实行集中统一管理的原则。各单位（部门）为声像档案形成和整理的立卷单位，档案馆为声像档案的组织协调和集中管理部门。
第五条 档案馆工作职责：
（一）牵头贯彻执行上级声像档案工作有关方针、政策、法律、法规；
（二）制定和实施学校声像档案管理有关规章制度；
（三）对声像档案工作进行监督和指导；
（四）负责检查、接收和集中安全保管声像档案；
（五）提供声像档案查询利用服务。
第六条 立卷单位工作职责：
（一）负责收集、积累和整理本单位形成的声像档案；
（二）在规定时间内按照程序和要求向档案馆移交声像档案。
第三章 归档范围
第七条 声像档案的归档范围：
（一）学校主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议；
（二）学校重点建设项目、重点科研项目；
（三）学校领导、著名人物和国际友人参加与学校、本地区有关的重大公务活动；
（四）学校劳动模范、先进人物等及其典型活动；
（五）学校历届领导班子成员；
（六）记录学校、地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象；
（七）其他具有保存价值的声像材料。
第八条 凡是反映学校重要活动和历史发展、对学校和社会具有参考价值和凭证作用的声像材料均应归档。
第四章 整理规则与要求
第九条 各立卷单位严格按照规则与要求整理照片、音频、视频等声像档案材料，明确专人负责。因载体不同，具体分为照片档案整理要求和音频、视频档案整理要求。
（一）照片档案整理要求：
1.照片挑选
归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和 EXIF信息进行修改和处理 。
对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中部分具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。
归档的数码照片应为JPEG 、TIFF或 RAW 格式，推荐采用JPEG格式。原则上数码照片文件分辨率应在1280×960像素以上（采用三百万像素以上）。
2.编目和录入
归档的数码照片通过档案管理系统进行在线归档，应填写相关著录信息，包括照片事由、时间、地点、人物、摄影者、保管期限、文字说明、文件格式、开放状态等要素，能够概括揭示该照片所反映的主要信息。
（二）音频、视频档案归档要求：
1.音频、视频挑选
归档的音频、视频应是用摄录设备直接形成的原始录音录像文件，应客观、系统的反映主题内容，画面完整、端正，声音和影像清晰。
归档的音频、视频应经过简单编辑，转换成统一格式。音频文件一般采用MP3格式，视频文件采用MPEG2等通用格式。
2.编目和录入
归档的音频、视频通过档案管理系统进行在线归档，应填写相关著录信息，包括事由、时间、地点、人物、录制者、播放时长、保管期限、文字说明、文件格式、开放状态等要素，能够概括揭示该音频、视频所反映的主要信息。
第十条 声像档案是学校重要的历史财产，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。各立卷单位严格按照归档范围和整理规则，声像档案产生后进行动态移交归档，最晚在次年6月底前向档案馆移交本年度所产生的声像档案材料，完成档案移交手续。
第五章 保管与利用
第十一条 声像档案实行专库、专柜保管，做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。
第十二条 声像档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的技术处理；已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和编辑。
第十三条 声像档案原则上只对校内单位（部门）开放，校外单位和个人查阅声像档案须按照学校档案借阅流程查阅。校内各单位（部门）因工作原因外借声像档案时，须按照相关程序经过审批同意后，由档案馆负责提供。利用时应确保声像档案的信息安全。
第六章 附 则
第十四条 本实施细则由学校档案馆负责解释。
第十五条 本实施细则自公布之日起执行。
