第一章 总 则

第一条 为进一步加强实物档案的管理，充分发挥实物档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）《实物档案数字化规范（DA/T 89-2022）》和《西南医科大学档案管理办法》等有关法律法规和行业标准，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称实物档案，是指学校办学历史过程中在教学、科研、管理及其他各项工作所形成具有保存价值，以实物形式为记录载体的档案。

第三条 实物档案是文书档案的重要补充，是学校建设发展和其他各项工作的历史记录，是学校广大师生员工劳动智慧的结晶，各形成部门要按归档要求做好收集、整理、归档工作，使之完整、系统、安全和有效利用。

第二章 工作机制与职责

第四条 学校对实物档案实行集中统一管理的原则。各单位（部门）为实物档案的形成和整理的立卷单位，档案馆为实物档案的组织协调和集中管理部门。

第五条 档案馆工作职责：

（一）牵头贯彻执行上级实物档案工作有关方针、政策、法律、法规；

（二）制定和实施学校实物档案管理规章制度；

（三）对实物档案工作进行监督和指导；

（四）组织开展学校实物档案的收集、征集；

（五）负责检查、接收、保管和利用实物档案。

第六条 各立卷单位工作职责：

（一）负责收集、积累和整理本单位形成的实物档案；

（二）在规定时间内按照程序和要求向档案馆移交实物档案。

第三章 归档范围

第七条 实物档案的归档范围：

（一）上级领导、社会各界名流、友好单位为学校所写的题词、赠送的字画和物品等；

（二）学校及各级内设机构不同时期已经失效的印章等印信实物；

（三）学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等各类证件；

（四）能反映学校在不同时期和阶段所开展的党建、管理、教育教学、科研、人才培养、医疗、社会服务、文化建设等工作情况的各类物品；

（五）在教学、科研、管理、对外服务和文体活动等方面获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、荣誉证书等；

（六）在国内外交流合作中获赠纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等各类纪念物品；

（七）校友赠予学校的各种实物等；

（八）其它有保存价值的实物。

第八条 凡是反映学校重要活动和历史发展、对学校和社会具有参考价值和凭证作用的实物档案，学校鼓励个人向档案馆捐赠，或由学校征集。

第四章  整理规则与要求

第九条 档案馆及各归档单位（部门）要严格按照规则和流程整理实物档案，明确专人负责。

（一）实物挑选

各单位（部门）在参加各种重要活动、竞赛中获得的各级各类奖品，应挑选具有代表意义的、反映活动事件的奖牌、证书进行归档。

（二）信息填报

归档单位需如实详细填写实物信息，包括实物名称、情况说明（获得者、时间、地点、事由）、材质、规格（长、宽、高、直径等尺寸）、是否完好等信息。

（三）分类、编号

档案馆对接收的实物档案进行规范的分类、编号。

（四）拍照、编目、入库

档案馆对归档实物进行拍照，上传档案管理系统作数字化保存，完成目录编制，将实物档案入库有序存放。

第十条 实物档案是学校重要的历史财产，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。归档实物必须是原版、原件。各立卷单位严格按照归档范围和整理规则，实物档案产生后进行动态移交归档，最晚在次年6月底前向档案馆移交本年度所产生的实物档案材料，完成档案移交手续。

第五章 保管与利用

第十一条 实物档案实行专库、专柜保管，做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

第十二条 实物档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的修复等技术处理；已经入库的实物档案，任何人不得私自移动和利用。

第十三条 由于工作需要，已归档的实物需由有关单位（部门）暂时保管和利用的，可以按照程序向档案馆提出利用申请，并做好利用期间的管理和保护。

第六章 附 则

第十四条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第十五条 本实施细则自公布之日起执行。